La Orden de Compra es el documento mediante el cual una empresa o persona solicita formalmente a un proveedor la entrega de bienes o servicios especificos, en cantidades, precios y condiciones determinadas. En Mexico es practica establecida en compras corporativas y entre empresas; sustituye a la solicitud verbal y crea obligacion contractual a partir de su aceptacion por el proveedor.
Su funcion practica es central en el flujo administrativo de compras: autorizacion interna (la genera el departamento solicitante, la firma el gerente o director de compras), confirmacion al proveedor (lo que se quiere, cuanto, cuando se necesita, a que precio), control de presupuesto (cada orden tiene presupuesto asignado), y soporte contable (la factura del proveedor debe referenciar la orden). Para el proveedor, es la certeza de que la orden viene autorizada y se va a pagar segun lo pactado.
Esta plantilla es valida para compras de bienes o servicios entre empresas (B2B) o de empresa a proveedor persona fisica. Su flujo tipico: solicitud, autorizacion interna, envio al proveedor, confirmacion, entrega, factura referenciando la orden, pago.